Управление в соответствии с возложенными на него задачами, выполняет следующие основные функции по документационному обеспечению:
Организационно-методические:
- Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству;
- Разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность Управления делами.
Технологические:
- Прием и первичная обработка документов;
- Предварительное рассмотрение документов;
- Регистрация документов (поступающих, отправляемых, внутренних);
- Организация рассмотрения документов и передача их исполнителям;
- Отправка документов;
- Копирование и сканирование документов;
- Контроль исполнения документов.
Конструкторские:
- Разработка бланков документов;
- Разработка унифицированных форм документов;
- Совершенствование форм и методов работы с документами.
Информационно-аналитические
- Подготовка проектов служебных писем, распорядительных и других документов;
- Участие в согласовании документов;
- Анализ и обобщение данных о результатах контроля исполнения документов;
- Подготовка сводок (отчетов) об объемах документооборота;
- Свод перспективных и текущих планов работы Администрации ЭМР, контроль над их исполнением;
- Участие в подготовке заседаний, совещаний, проводимых Главой ЭМР, заместителями Главы ЭМР семинаров;
- Осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Администрации ЭМР;
- Контроль над прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
- Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
- Разработка номенклатуры дел Управления и Администрации ЭМР, обеспечение хранения дел;
- Организация контроля над исполнением документов в структурных подразделениях Администрации ЭМР;
- Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
Основные функции по кадровому обеспечению:
- Осуществление приема, перевода и освобождения муниципальных служащих Администрации ЭМР и ее структурных подразделений (далее - сотрудники Администрации района), а так же приема, перевода и увольнения руководителей муниципальных учреждений и предприятий Эвенкийского муниципального района (далее – руководители учреждений и предприятий), в соответствии с действующим федеральным законодательством, Законодательством Красноярского края, нормативно правовыми актами Эвенкийского муниципального района, подготовка распоряжений по данным вопросам;
- Подготовка проекта структуры и штатного расписания Администрации ЭМР с учетом единых критериев структурно-функционального построения Администрации ЭМР;
- Ведение и хранение личных дел, трудовых книжек сотрудников Администрации ЭМР, руководителей учреждений и предприятий, а так же других документов по кадровым вопросам;
- Выдача соответствующих справок по требованию сотрудников Администрации ЭМР, руководителей учреждений и предприятий, чьи личные дела находятся в ведении Управления;
- Ведение кадрового делопроизводства (контроль над сроками прохождения документов и учетно-отчетной документации по персоналу подразделений, подготовка, регистрация и рассылка распоряжений по личному составу, ведение формы Т-2МС, Т-2);
- Формирование сводного табеля учета рабочего времени сотрудников Администрации ЭМР и ее структурных подразделений;
- Подготовка, формирование и сдача в архив личных дел уволенных сотрудников, других документов Управления. При увольнении сотрудников Администрации ЭМР, в отдельных случаях, установленных действующим федеральным законодательством и законодательством Красноярского края, подготавливает и передает личные дела по новому месту работы;
- Прием и учет листков временной нетрудоспособности;
- Разработка и организация реализации ежегодных комплексных программ подготовки, переподготовки и повышения квалификации муниципальных служащих; Сотрудничество с кадровым центром Администрации Красноярского края, СибАГС по вопросу повышения квалификации, переподготовки, получения дополнительного образования муниципальных служащих;
- Участие, совместно с Управлением по правовым вопросам Администрации ЭМР, в рассмотрении случаев нарушения трудовой дисциплины, а так же трудовых споров, возникающих между сотрудниками и Администрацией ЭМР по применению законодательства о муниципальной службе и о труде;
- Организация хранения и выдача, в установленном порядке, служебных удостоверений;
- Подготовка проектов распоряжений о поощрении сотрудников, руководителей учреждений и предприятий, наложении дисциплинарных взысканий;
- Осуществление подбора кандидатов и формирование кадрового резерва для назначения на должности муниципальной службы в Администрации ЭМР;
- Ведение учета сотрудников Администрации ЭМР, включенных в резерв, для выдвижения на вышестоящие должности в Администрации ЭМР;
- Обеспечение работы Комиссий по вопросам муниципальной службы и осуществление организационной работы по подготовке и проведению аттестации муниципальных служащих Администрации ЭМР и ее структурных подразделений;
- Обеспечение подготовки материалов для представления к награждению государственными и ведомственными наградами;
- Консультирование сотрудников Администрации ЭМР по вопросам, связанным с трудовыми отношениями Администрации ЭМР и данного сотрудника, а так же по вопросам, связанным с прохождением муниципальной службы;
- Взаимодействие с учреждениями здравоохранения по вопросу прохождения медицинских осмотров муниципальными служащими при поступлении на работу в Администрацию ЭМР и ее структурные подразделения, обязательных ежегодных медицинских осмотров;
- Взаимодействие с органами пенсионного и медицинского страхования по вопросам оформления и (или) переоформления медицинских полисов, страховых свидетельств государственного пенсионного страхования;
- Подготовка и направление сведений в органы пенсионного фонда по выслуге лет в органах местного самоуправления;
- Подготовка статистической отчетности по форме 1МС, 2МС и предоставление ее в органы статистики.
